¿Cómo hacer un inventario de armazones con lector de código de barras?

¿Conviene un conteo total o un conteo cíclico?

Los dos, para cosas distintas. En el conteo cíclico se cuenta una parte del inventario cada día, semana o mes hasta cubrirlo todo; en el total, todo de una vez, en general al cierre del año. La guía de la GAO sobre conteos físicos advierte que el cíclico necesita registros al día, y que si están muy desordenados conviene empezar por un conteo total.

Una óptica que nunca contó o que hace meses que no cuenta empieza por el total, con el local cerrado; después pasa al cíclico, que no obliga a cerrar. Por qué siempre aparece alguna diferencia está en la nota sobre control de inventario.

¿Cada cuánto conviene contar cada cosa?

Más seguido lo que más vale o más se mueve: la misma guía de la GAO recomienda segmentar el inventario por valor, rotación y precisión histórica, y contar más veces lo de mayor valor, por ejemplo cuatro veces por año frente a una. En una óptica eso son los armazones de marca y los de sol de gama alta.

Un esquema simple: una vitrina o una marca por semana, de modo que todo el local se cuente en un trimestre, y lo caro una vez por mes.

¿Por qué conviene contar a ciegas?

Porque quien sabe cuántos debería haber tiende a encontrarlos: en el conteo ciego, quien cuenta no conoce la cantidad registrada, y la guía de la GAO lo considera el que da más seguridad, porque quien conoce el número puede mirar por encima y anotar el del sistema. Con un lector es fácil: se escanea lo que hay y el sistema compara después.

¿Qué pasa con lo que se vende mientras se cuenta?

Hay que separarlo, o el conteo compara dos momentos distintos. Lo más simple es contar con la operación detenida o en un momento de poco movimiento; en el conteo cíclico, que no cierra el local, el sistema tiene que saber qué se vendió o se movió durante el conteo para no ajustarlo dos veces.

Los armazones que están en trabajos abiertos —encargados al laboratorio, esperando la entrega— no están en la vitrina pero tampoco faltan: se cuentan aparte o se excluyen del conteo.

¿Qué se hace con las diferencias?

Se investigan antes de ajustar, y el ajuste lo aprueba alguien distinto de quien contó: la guía de la GAO pide que quien cuenta no custodie el inventario ni apruebe sus propios ajustes, y las normas de control interno de la SIGEN piden separar registrar, autorizar y custodiar, o aplicar controles compensatorios cuando el personal no alcanza.

En una óptica chica, el dueño revisa la lista de diferencias y aprueba. Una diferencia que se repite en la misma marca o en la misma vitrina dice algo, y conviene mirarla antes de que el ajuste la borre.

¿Cómo se prepara un conteo con lector?

Con todo etiquetado antes de empezar: un armazón sin código hay que tipearlo, y es justo donde aparecen los errores. Lo demás es definir qué se cuenta y quién lo hace.

1. Etiquetá todo lo que no tiene código, antes del día del conteo.
2. Definí el alcance: la sucursal entera, una categoría, una marca o una vitrina.
3. Separá los armazones de trabajos abiertos, que no se cuentan como stock.
4. Escaneá una vez cada unidad, sin mirar lo que espera el sistema.
5. Revisá las diferencias con alguien que no contó.
6. Ajustá el stock y guardá el conteo con su número y su fecha.

¿Qué hace el sistema con un conteo?

En Óptica Simple el conteo se abre por sucursal, con un alcance —toda la sucursal, una categoría, una marca o un tipo de producto—, y se escanea con una pistola USB o se tipea el código; lo que está fuera del alcance se rechaza. Se puede seguir vendiendo mientras se cuenta, y lo que está en trabajos abiertos no se escanea porque el sistema ya lo descuenta.

Antes de ajustar, la revisión muestra lo que dice el sistema, lo contado y la diferencia; lo que se movió durante el conteo queda sin ajustar salvo que se marque. Cerrar el conteo ajusta el stock con su número, y cerrar pide un permiso distinto que contar. El detalle está en control de stock.