Dos archivos, no diez
Clientes e inventario desde CSV. El histórico de ventas no se migra: la planilla queda como archivo de consulta.
Migración
Cómo pasar la óptica de Excel a un sistema
La migración desde Excel se hace en cinco pasos y lo que más tiempo lleva no es la importación: es ordenar el inventario antes. Se importan clientes e inventario desde CSV; el histórico de ventas no se migra y la planilla queda como archivo de consulta.
Lo que lleva tiempono es importar:es ordenar el inventario.
Cada dato en su columna
Es la regla que decide si la importación sale bien. Nombre y teléfono en la misma celda entran igual de desordenados.
Unos días en paralelo
Se opera con el sistema y se mantiene la planilla de respaldo. El punto de corte llega solo: el día que nadie la abre.
El histórico viejo no se pierde
Sigue consultable donde estaba. A los tres meses ya tenés comparación propia, y a los doce el archivo deja de hacer falta.
¿Cómo tiene que estar armado el archivo?
Un CSV con una fila por registro y una columna por dato, con la primera fila de encabezados. La regla que decide si la importación sale bien es una sola: cada dato en su columna. Nombre y teléfono en la misma celda, o marca y modelo juntos, entran igual de desordenados de lo que estaban. La plantilla de stock ya viene con esas columnas.
La regla de la importación
- Una fila por registro
- Una columna por dato
- Encabezados en la fila 1
- Sin celdas combinadas
¿Cuánto tiempo lleva la migración?
La importación en sí es cuestión de minutos por archivo; ordenar la planilla y contar el inventario es lo que define el calendario, y depende de cuántas referencias tenga la óptica y de en qué estado esté la planilla.
Conviene planificarlo como una tarea de la óptica y no como una instalación de software, porque eso es lo que es.
Lo que define el calendario
- Cuántas referencias
- En qué estado está la planilla
- Cuánto hay que contar
- Cuántas personas cargan
¿Se puede trabajar en paralelo unos días?
Sí, y es lo recomendable. Se carga un subconjunto del inventario, se opera con el sistema en el mostrador y se mantiene la planilla como respaldo hasta que el equipo deje de necesitarla. El punto de corte llega solo: es el día que nadie abre el archivo. Para ese momento conviene tener ya definidos los usuarios y permisos de cada persona.
Cómo se corta
- Inventario que más rota
- Ventas del día
- Cierre de caja
- Un trabajo completo
¿Qué datos se pueden importar y cuáles no?
Se importan los datos que describen el estado actual de la óptica —quiénes son tus clientes y qué hay en el estante— y no se importa el histórico de operaciones. Es una decisión, no una limitación: migrar ventas viejas obliga a inventar la mitad de los campos que un sistema necesita y ensucia desde el primer día los reportes.
| Se importa | No se importa |
|---|---|
| Clientes con sus datos de contacto y obra social | Ventas históricas |
| Inventario con código, marca, modelo y cantidad | Cajas ya cerradas |
| Precios de venta de cada artículo | Sobres de trabajos entregados |
¿Cuáles son los pasos de la migración?
Son cinco, y solo el tercero es técnico. Los otros cuatro son trabajo de óptica: decidir qué entra, ordenarlo y verificar contra el estante.
- Decidir qué inventario entra: lo que se vende, no lo que está en el fondo desde 2019.
- Ordenar la planilla en columnas separadas y sin filas duplicadas.
- Importar clientes e inventario desde CSV.
- Contar físicamente una muestra y ajustar las diferencias contra lo importado.
- Operar en paralelo unos días, hasta que el equipo cargue todo en el sistema sin pensarlo.
¿Qué hago con el histórico viejo?
Se guarda como archivo de consulta. Las ventas anteriores siguen siendo consultables donde estaban, y el sistema arranca su propio histórico desde el día uno: a los tres meses ya tenés comparación propia, y a los doce el archivo viejo deja de hacer falta.
Preguntas frecuentes
¿Me ayudan con la importación?
Sí, la migración de clientes e inventario desde CSV está incluida en el precio, sin costo de alta.
¿Y si mi planilla tiene los datos desordenados?
Hay que ordenarla antes: cada dato en su columna y sin filas repetidas. Ese trabajo no se puede saltear, porque un inventario importado sucio produce un stock que no coincide con el estante desde el primer día.
¿Puedo volver atrás?
Sí. Los datos se pueden exportar, y la planilla original sigue existiendo: nada de la migración la modifica.
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