Cómo hacer el arqueo de caja en una óptica

¿Qué se compara en un arqueo?

Lo que hay contra lo que debería haber, medio por medio: el efectivo contado contra el esperado, y cada uno de los otros medios —débito, crédito, transferencia, QR— contra el cierre de su terminal o de su plataforma. Es el principio de control que la guía de control interno de la GAO resume en contar periódicamente los activos y compararlos con los registros.

¿Cómo se calcula el efectivo esperado?

Sumando al fondo con el que abrió la caja los cobros en efectivo del día y restando los retiros y los gastos pagados en efectivo, cada uno con su comprobante. Lo que se cuenta en el cajón se compara contra ese número, y la diferencia es lo que hay que explicar.

Un retiro sin comprobante aparece como faltante el día del arqueo, aunque se sepa quién lo hizo. Por eso todo lo que sale del cajón se anota en el momento, con la firma de quien lo saca.

¿Cómo se concilian la tarjeta, la transferencia y el QR?

Comparando los cobros que registró el sistema con cada medio contra el cierre de lote del posnet, la app de la billetera o el extracto del banco. Si un cobro con tarjeta no aparece en el lote, no se ajusta el número: se busca el cupón y la operación en la terminal, porque una diferencia en tarjeta casi siempre es un cobro cargado con el medio equivocado.

Conviene hacerlo el mismo día. Al día siguiente ya se mezclaron los lotes, y lo que hoy es un cobro mal cargado mañana es una diferencia que nadie recuerda.

¿Cómo se trata la seña en el arqueo?

Como un cobro más, con su comprobante fiscal: en la venta de cosas muebles, los anticipos que fijan precio se facturan el día en que se cobran, según la página de emisión de comprobantes de ARCA. Una orden de trabajo o un recibo interno no la reemplazan: ARCA aclara que las "órdenes de trabajo, presupuestos" no son comprobantes válidos, en su página de tipos de comprobantes.

Si una venta facturada se cancela, el arqueo tiene que mostrar el cobro y su reverso: la factura se ajusta con una nota de crédito, no se borra. Qué corresponde en cada caso está en saldo a favor, nota de crédito o devolución.

¿Quién tiene que contar la caja?

Alguien más que quien cobró, cuando se puede. Los marcos de control interno piden repartir cobrar, registrar y custodiar entre personas distintas, y cuando el personal no alcanza, aplicar controles compensatorios: lo dicen las normas generales de control interno de la SIGEN y la misma guía de la GAO.

En una óptica chica eso se resuelve con dos firmas: cuenta quien cobró y verifica el dueño o un encargado. Contar sin ver el número esperado reduce la tentación de acomodar el conteo; si el sistema muestra el esperado, el control que lo compensa es justamente la segunda persona.

¿Qué se hace con una diferencia?

Se anota con su explicación, aunque la explicación sea "no sabemos", y no se acomoda con un movimiento inventado. Una diferencia anotada se puede investigar y repetida dice algo; una diferencia escondida desaparece junto con lo que la causó.

No conviene descontarla del sueldo de quien cobró: la Ley de Contrato de Trabajo prohíbe en su artículo 131 los descuentos y las multas que reduzcan la remuneración, y las excepciones del artículo 132 no incluyen los faltantes de caja. El convenio de empleados de comercio, en la copia que publica el Consejo Profesional de Salta, prevé en cambio una compensación por fallas de caja para quien cobra.

¿Cada cuánto conviene hacer el arqueo?

Al cerrar cada caja o cada turno, y alguna vez sin aviso durante el día. Ninguna norma que consultamos fija la frecuencia para un comercio: es una decisión de control, y el arqueo diario es el que permite encontrar una diferencia mientras todavía se recuerda qué pasó.

¿Qué hace el sistema con la caja?

En Óptica Simple la caja de cada sucursal abre con el efectivo que se declaró en el último cierre, los cobros de las ventas entran solos y cada movimiento manual lleva su categoría. El cierre concilia por medio y por canal —efectivo, posnet, banco—, con conteo por billete si el dueño lo activa.

Al cerrar se ven el esperado y la diferencia, una diferencia exige motivo, y el cierre queda firmado y no se puede tocar después. El historial de cierres lo ve sólo quien tiene el permiso. El detalle está en caja diaria.