Saldo a favor, nota de crédito o devolución: ¿qué corresponde?

¿Qué es cada cosa?

Son tres cosas distintas que muchas veces van juntas: la nota de crédito es fiscal y la emite ARCA con CAE; el saldo a favor es una deuda de la óptica con el paciente hasta que lo usa; y la devolución es el movimiento de la plata, por el medio que corresponda.

¿Cuándo hay que emitir una nota de crédito?

Cada vez que se deshace o se descuenta una venta ya facturada: la Resolución General 4540 de ARCA exige que la nota esté "relacionadas a una o más facturas" emitidas antes, que vaya al mismo receptor y que se emita "dentro de los QUINCE (15) días corridos desde que surja el hecho". La factura con CAE no se borra: se ajusta con la nota.

Si el descuento ya está acordado al vender —una promoción, un convenio—, va en la misma factura y no en una nota de crédito posterior: es lo que dice el segundo párrafo del artículo 2 de la misma resolución.

¿Cuándo puede el paciente exigir la plata en vez de un saldo a favor?

En tres casos: si la óptica no cumplió lo pactado, si el producto tenía una falla que no se reparó bien, o si compró a distancia y revoca dentro de los diez días. Lo dicen los artículos 10 bis, 17 y 34 de la Ley 24.240 de Defensa del Consumidor, y en esos casos ofrecer sólo un vale no alcanza.

Fuera de esos casos, en las normas nacionales no hay un derecho general a devolver en el local un producto sin falla: el cambio o la devolución es una política de la óptica, pero lo que la óptica publica la obliga. En la Ciudad de Buenos Aires rige además la Ley 3.281, que da 30 días corridos para cambios y devoluciones y una vigencia mínima de 90 días al comprobante de saldo a favor.

¿Qué pasa con una seña que se cobró sin factura?

Que no hay nota de crédito posible, porque no hay factura a la cual asociarla. La seña tenía que facturarse al cobrarla: la Resolución General 1415 pide el comprobante a consumidor final en el momento del cobro "total o parcial" del precio, y el artículo 5 de la Ley de IVA perfecciona el hecho imponible cuando las señas "se hagan efectivos".

No encontramos un procedimiento oficial para regularizar una seña que nunca se facturó y después se devolvió: es una consulta para el contador. Hacia adelante, la regla es simple: facturar la seña al cobrarla y el saldo al entregar, así cualquier cancelación se resuelve con una nota de crédito asociada.

¿Cómo se devuelve un pago con tarjeta o con Mercado Pago?

Por el mismo medio, desde la terminal o la plataforma. Con Payway, por ejemplo, "la anulación se hace antes del cierre de lote" y la devolución después, según su ayuda de anulaciones y devoluciones; Mercado Pago da hasta 90 días para devolver un pago y no cobra el costo del cobro, según su ayuda para devolver un pago.

Devolver en efectivo algo que se pagó con tarjeta tiene un riesgo: el titular puede igual impugnar el resumen ante su banco dentro de los 30 días de recibido, por el artículo 26 de la Ley 25.065 de tarjetas de crédito, y la óptica termina devolviendo dos veces. El contracargo lo inicia el cliente, nunca la óptica, y es el peor resultado para el comercio.

¿Qué tiene que tener por escrito un saldo a favor?

Lo suficiente para que nadie discuta después cuánto era ni hasta cuándo vale: un número, la fecha, el importe, el nombre del paciente, la factura o la venta de la que sale y el vencimiento. No conviene llamarlo nota de crédito en el mostrador, porque la nota de crédito es el comprobante fiscal y el saldo a favor es otra cosa.

A nivel nacional no encontramos una norma que fije cuánto tiene que durar un saldo a favor. Lo prudente es informar el vencimiento por escrito al entregarlo y no fijar uno menor que el de la Ciudad de Buenos Aires si la óptica tiene un local ahí.

¿Qué cambia según la condición frente al IVA?

Para la óptica responsable inscripta, sin nota de crédito no se puede restar el IVA de la devolución: el artículo 12 de la Ley de IVA permite descontar las devoluciones y rescisiones siempre que "se facturen y contabilicen". Sin la nota, la óptica paga IVA por una venta que se deshizo.

Para la monotributista no hay IVA que recuperar, pero las ventas "dejadas sin efecto" no cuentan como ingresos brutos para la categoría, según el artículo 3 del anexo de la Ley 24.977. La nota de crédito C es el documento que muestra que la venta se dejó sin efecto.

¿Cómo lo resuelve el sistema?

En Óptica Simple, al cancelar una venta lo cobrado no se anula: pasa a saldo a favor del paciente, que se usa en otra compra o se le devuelve en efectivo desde su ficha, con la caja abierta y los permisos de quien corrige cobros. La nota de crédito ante ARCA anula la factura entera, asociada a ella, y la venta queda lista para volver a facturar.

Lo que hoy no hace: notas de crédito parciales, ni la nota de crédito automática al cancelar una venta facturada —primero se anula la factura—, ni devoluciones por transferencia. El detalle está en ventas y presupuestos y en facturación electrónica.