¿Cómo se hace el seguimiento de los trabajos enviados al laboratorio?

¿Qué estados recorre un trabajo de laboratorio?

Los que dicen dónde está el trabajo y quién lo tiene que mover. Con seis alcanza para cualquier óptica, más uno para los que se cancelan, y cada cambio de estado deja su fecha, que es lo que después permite medir dónde se demoró.

¿Qué tiene que llevar la orden de trabajo?

Todo lo que el laboratorio necesita para hacerlo sin llamar a preguntar, y nada de precios: el paciente, el número de trabajo, la fecha prometida, la graduación de cada ojo, el cristal, los tratamientos, el armazón y las observaciones. La graduación conviene escribirla siempre con tres dígitos —−0,50 y no −,50; 090 y no 90—, como recomienda el manual de frontofocometría del Moran Eye Center, para que un número no se lea por otro.

La distancia nasopupilar va por ojo y no total: los fabricantes de progresivos la piden monocular, como indica la guía de adaptación de Varilux, y la norma de anteojos terminados controla la posición contra la distancia de cada lente. Hay una plantilla de orden de trabajo lista para imprimir.

¿Para qué sirve el remito de envío?

Para saber qué salió, cuándo y hacia qué laboratorio, y para tener contra qué controlar lo que vuelve. Un remito por envío, numerado, con un renglón por trabajo —número, paciente, fecha prometida y qué se pide— convierte la pregunta "¿esto lo mandamos?" en una búsqueda.

Cuando el laboratorio devuelve una tanda, se tilda contra el remito con el que salió. Lo que no vuelve queda a la vista como pendiente de ese envío, en vez de perderse entre los que sí llegaron.

¿Cómo se controla lo que vuelve del laboratorio?

Antes de avisarle al paciente: se compara con la orden y se mide en el frontofocómetro, con las tolerancias de la ISO 21987 como referencia. Un trabajo que se entrega sin controlar y vuelve con el paciente cuesta el doble que uno que se rechaza al recibirlo. El paso a paso está en qué controlar cuando vuelve un trabajo del laboratorio.

¿Cómo se detecta un trabajo demorado?

Con dos señales distintas: la fecha prometida al paciente vencida, o un trabajo parado en un estado más tiempo del habitual para esa etapa. La primera avisa tarde, cuando el paciente ya está esperando; la segunda avisa antes, por ejemplo un trabajo que lleva tres días "para enviar" porque nadie armó el envío.

Medir cuánto tarda de verdad cada laboratorio es lo que permite prometer fechas que se cumplen. Cómo hacerlo está en cuánto tarda cada laboratorio.

¿Cuándo se le avisa al paciente que está listo?

Cuando el trabajo pasó el control, no cuando llegó: avisar antes de controlar es arriesgarse a que el paciente venga a buscar algo que hay que rehacer. El aviso conviene que diga el saldo que queda, para que venga con lo que tiene que pagar. Hay mensajes de WhatsApp listos para eso, y qué hacer si no viene está en anteojos que el paciente no retira.

¿Se puede mandar al laboratorio un trabajo sin seña?

Se puede, pero es el caso más caro: si el paciente no vuelve, la óptica pagó los cristales de un trabajo que nadie va a retirar. Lo prudente es que un trabajo reservado, sin seña, no salga del local hasta que el paciente confirme; y si sale, que sea con la decisión tomada a conciencia y no por descuido.

¿Cómo lo resuelve el sistema?

En Óptica Simple cada trabajo es un sobre con su número, que recorre esos estados con su fecha. Al vender sale la orden de trabajo en tres partes —copia para el paciente, copia para la óptica y una planilla de laboratorio sin precios—, y los envíos se despachan por lote con un remito numerado. La recepción se tilda por laboratorio contra ese remito.

El tablero cuenta los demorados y los que vencen hoy o mañana, y un trabajo reservado no puede salir del local: la pantalla no lo ofrece y la base lo rechaza. El detalle está en sobres y laboratorios.